Pracodawca posiadający siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terenie Polski może tymczasowo kierować pracowników do pracy na terenie UE, EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub Szwajcarii.

Delegowanie w ramach świadczenia usług firma może zastosować:

• w związku z umową zawartą pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym pracownika z Polski a firmą prowadzącą działalność na terenie innego kraju;
• do oddziału firmy w innym kraju.

Również agencje pracy tymczasowej mogą delegować swoich pracowników, jednak od początku pracownik musi mieć informację o zamiarze skierowania go do pracy za granicą.

Podstawowe zasady delegowania pracowników

Delegowanie z założenia jest stanem przejściowym i dzieli się na krótkoterminowe (do 12 miesięcy, może zostać przedłużone do maksymalnie 18 miesięcy) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy).

Delegowanie krótkoterminowe – warunki zatrudnienia mogą pozostać polskie lub obowiązujące w danym kraju, w zależności co jest korzystniejsze dla pracownika. Zakres warunków zatrudnienia:

• minimalne okresy wypoczynku i maksymalny czas pracy;
• podstawowe elementy wynagrodzenia;
• dodatki do wynagrodzenia związane z podróżami, wyżywieniem i zakwaterowaniem;
• zdrowie, higiena i bezpieczeństwo w miejscu pracy;
• warunki zatrudnienia dla kobiet w ciąży, matek i młodzieży poniżej 18 roku życia;
• zapobieganie dyskryminacji płciowej w miejscu pracy;
• warunki wynajmu pracownika tymczasowego (dotyczy agencji pracy);
• zakwaterowanie (jeśli zapewnia je pracodawca).

Delegowanie długoterminowe – pracodawca musi zapewnić delegowanemu pracownikowi wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym. Wyjątkiem są:

• przepisy dotyczące warunków zawierania i rozwiązywania umów o pracę;
• przepisy dotyczące klauzuli o zakazie konkurencji;
• przepisy dotyczące planów kapitałowych.

Delegowanie pracowników przez agencje pracy – pracownik tymczasowy musi mieć zagwarantowane co najmniej takie warunki jak pracownik zatrudniony przez agencję pracy, w kraju przyjmującym. Agencja pracy działająca na terenie Polski musi przestrzegać polskich przepisów o pracownikach tymczasowych.

Warunki wynagrodzenia pracowników delegowanych

Podczas ustalania warunków wynagrodzenia nie ma znaczenia czy delegowanie ma charakter krótko- czy długoterminowy. Pracodawca musi zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie dodatki i składniki wynagrodzenia, które przysługiwałyby pracownikowi lokalnemu wykonującemu taką samą pracę, w tym samym zawodzeni czy branży. Kwoty mogą się różnić, jednak podstawy i składniki wynagrodzenia muszą być takie same.

Zupełnie inaczej wygląda to podczas delegowania pracownika tymczasowego, ponieważ ich wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem innych pracowników zatrudnionych przez pracodawcę w kraju przyjmującym.

Wszystkie składniki dodatkowe (na zakwaterowanie, wyżywienie, podróże), które zostały przekazane pracownikowi delegowanemu, nie wliczają się do wypłaty. Co oznacza, że nie mogą one być uwzględniane podczas porównywania kwot należnych pracownikowi.

Składki na ubezpieczenie społeczne

Pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę, co oznacza, że w okresie delegowania wszystkie składki powinny zostać opłacone w kraju, w którym przebywa. Przepisy jednak pozwalają pracownikowi tymczasowo delegowanemu do innego kraju, opłacać składki w Polsce, jednak muszą zostać spełnione wszystkie poniższe warunki:

• okres delegowania pracownika nie może przekroczyć 24 miesięcy;
• osoba delegowana nie może zostać wysłana do innego państwa UE, EOG czy Szwajcaria w celu zastąpienia innego pracownika;
• pracodawca ma bezpośredni związek z pracownikiem delegowanym w zakresie zatrudnienia (w tym zakresie jest oceniane przyjęcie odpowiedzialności za rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie, prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika);
• pracownik delegowany, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany;
• pracodawca delegujący pracownika za granicę prowadzi działalność w Polsce, zgodną z kryteriami zawartymi TUTAJ.

Po spełnieniu tych wszystkich kryteriów, pracodawca musi jeszcze wystąpić do ZUS o wydanie dla pracownika delegowanego poświadczonego formularza A1. Zaświadczenie to potwierdza opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w Polsce i podlega kontroli przez państwo przyjmujące.

Pracownicy delegowani mają prawo do świadczeń medycznych w państwie przyjmującym. Świadczenia są udzielane na podstawie karty EKUZ (przeczytaj nasz artykuł o karcie EKUZ lub znajdź więcej informacji TUTAJ)

O wydanie karty EKUZ może wnioskować pracownik delegowany lub upoważniony pracodawca delegujący. Wniosek należy złożyć w oddziale NFZ właściwym ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.

Co z podatkami?

Jeśli pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, to podlega obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

Rezydencję podatkową ustala się na podstawie dwóch kryteriów (przy czym wystarczy spełnić jeden z nich):

• pracownik posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych. Przyjmuje się, że przez interesy osobiste rozumie się związki o charakterze towarzyskim lub rodzinnym, natomiast centrum interesów gospodarczych to główny kraj, w którym pracownik delegowany osiąga korzyści majątkowe (praca, inwestycje, kredyty, konto w banku);
• pracownik przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeśli pracownik oddelegowany spełnia chociaż jeden z dwóch powyższych punktów, jego dochody powinny być opodatkowane w Polsce.

Zachęcamy również do zapoznania się z artykułem Polskiej Agencji Prasowej dotyczącym poradnika „Ubezpieczenie Pracowników Delegowanych dla Początkujących i Zaawansowanych”. Cały materiał dostępny TUTAJ. Wszystkie przepisy ulegają zmianą, aby być na bieżąco, zachęcamy do korzystania ze stron rządowych państw, do których pracownik ma zostać oddelegowany.

Artykuł przygotowała Karolina Gębarowska